Excelでデータを入力するというのはよくやる仕事。
一つひとつのセルに、細かなデータを大量に入力するのは手間が掛かるしミスも起きます。
入力方法をひと工夫すれば、仕事が早く終わること請け合い。
本日はそんなちょっとした工夫のご紹介。
■入力を始めるのではなくフォーマットを作る
たいていの人は、Excel でいくつも乗せるにデータを入力するとき、データの打ち込みか始めます。
で、数字を入力しようとしたら日本語入力が ON になっていた、日本語入力をしようとしたら直接入力になっていた、でしかたなく、入力した文字を消してもう一度入力し直し。
あ〜。もったいない。
最初に入力形式を決めてからやると入力効率が上がるのに。
●どこに何を入れるかたいてい決まってますよね。A 列は表題、B列は数字、C列はコメント……とか。
それをまず決めて、
「データ」タブ→「データの入力規則」
から、日本語、数字を選択してください。
そうすると、そのセルを選択した時点で、自動的に IME が ON/OFF します。
何も考えずに、TAB→入力→TAB ってやっていけばいいわけ。
■入力のショートカットキー
入力のショートカットキーを多用すると入力速度が早くなります。
たとえば、隣接したセルと同じ入力をするときには
CTRL+D すぐ上のセル
CTRL+R 右側のセル
ALT+↓ 前に入力したことのある値を候補
この3つを使うだけでも入力効率は格段です。
■決まった入力は選択肢に
○、×などセルで決まった入力しかしないのであれば、
「データ」→「データの入力規則」
「設定タブ」→「リスト」
で、あらかじめ入力する文字列、数値を決めてしまえば、ALT+↓ で入力ができるようにできます。
選択肢は、カンマで区切って並べるだけ。
◆このテーマのおすすめ図書
■同じテーマの記事
普段からノート PC に外付けモニタをつないでマルチモニタの環境で作業をしていると、Windows 単体ではいろいろ使いにくいところが出てきます。そこでいろいろなマルチモニタの環境改善ツールを試していたのですが、ほぼこれ１つでなんとかなるツールに集約されてきたので共有。DisplayFusion「フュージョン Fusion」とかいうとまっさきに「ドラゴンボール」が浮かんでしまうのは、マンガに侵されているからでしょうかね？まあ、それはともかく、この Dis..
リーダーになりたくてもなれない年齢が30台になってくると、何かと他の人達の取りまとめを頼まれる機会が多くなります。多くの管理職は、次の管理職を育成する義務があるので、管理職候補としてまずはなにかの小さなプロジェクトをやって、マネジメント能力やリーダーシップ能力を見ようとします。その結果、ある程度の年齢になると、取りまとめ役を頂戴する機会が増えるわけです。ところが、少人数のグループだと不幸なことが起きます。若い人が入ってこないの..
最近の Windows ではあまりなくなりましたが、以前の Windows では、突然ファイルが破損して、何日もかけて作ってきたファイルが一瞬にしてパア、なんてことがよくありました。また、Windows のせいだけではなく、誤操作や誤判断でファイルを消してしまう、なんてことも時々あります。人間だからミスはするさ…、フッ………などと言ってみても、内心は呆然。という時のために、バックアップを作るようにしてます。ただ、手動でバックアップをすると、手間でもあるし、つい忘れて..
「この人、できる」と思わせるコツのひとつに、「知識があると思わせる」「鋭い指摘をする」という方法があります。これに使う知識や見識は別記事で時々書いているように、読書や上司の視点で考えるなどのトレーニングで身についていきますが、どんなにトレーニングをしようとそれを使わなければあるかどうかはわからないんですね。使わなければ、「無能だ」と思われてしまいます。社会人になると、学生時代の実力試験のような評価するための確認がなくなるので、「知識がある」とか「知識がない..
私の経験的には、仕事が忙しくなって睡眠時間が取れなくなって、寝るギリギリまでメールをチェックしている時期がありました。当然そういう仕事の仕方は長続きしないわけで、ウツというイベントに落ち込んで、やめざるを得なくなりました。もしあの時期、睡眠時間だけはしっかり取れていたら、どんなに仕事が忙しくても、ストレスフルな状態でも、相応に対応できていたのではないかと思うくらい、仕事に最も悪影響を与えるのは、睡眠なのではないかと考えてます。..
論理的な文章を書く際に、気をつけている単語があります。「〜によって」「による」「により」この単語が一つの段落や文節に2つ以上出てきたら、多分読まされる人は苦痛です。意味がわからなくなるから。「によって」を多用してはいけないこの「によって」という単語は結構便利な接続して、因果関係のある事象を結びつけるのに使用します。たとえば「AによってBの問題が発生した」みたいな文章です。ところがこれが多段接続する時があります。..
仕事の基本ルール
