Excelでデータを入力するというのはよくやる仕事。
一つひとつのセルに、細かなデータを大量に入力するのは手間が掛かるしミスも起きます。
入力方法をひと工夫すれば、仕事が早く終わること請け合い。
本日はそんなちょっとした工夫のご紹介。
■入力を始めるのではなくフォーマットを作る
たいていの人は、Excel でいくつも乗せるにデータを入力するとき、データの打ち込みか始めます。
で、数字を入力しようとしたら日本語入力が ON になっていた、日本語入力をしようとしたら直接入力になっていた、でしかたなく、入力した文字を消してもう一度入力し直し。
あ〜。もったいない。
最初に入力形式を決めてからやると入力効率が上がるのに。
●どこに何を入れるかたいてい決まってますよね。A 列は表題、B列は数字、C列はコメント……とか。
それをまず決めて、
「データ」タブ→「データの入力規則」
から、日本語、数字を選択してください。
そうすると、そのセルを選択した時点で、自動的に IME が ON/OFF します。
何も考えずに、TAB→入力→TAB ってやっていけばいいわけ。
■入力のショートカットキー
入力のショートカットキーを多用すると入力速度が早くなります。
たとえば、隣接したセルと同じ入力をするときには
CTRL+D すぐ上のセル
CTRL+R 右側のセル
ALT+↓ 前に入力したことのある値を候補
この3つを使うだけでも入力効率は格段です。
■決まった入力は選択肢に
○、×などセルで決まった入力しかしないのであれば、
「データ」→「データの入力規則」
「設定タブ」→「リスト」
で、あらかじめ入力する文字列、数値を決めてしまえば、ALT+↓ で入力ができるようにできます。
選択肢は、カンマで区切って並べるだけ。
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