Excelで入力ミスを減らして効率化する方法

Excelでデータを入力するというのはよくやる仕事。

一つひとつのセルに、細かなデータを大量に入力するのは手間が掛かるしミスも起きます。

入力方法をひと工夫すれば、仕事が早く終わること請け合い。

本日はそんなちょっとした工夫のご紹介。

■入力を始めるのではなくフォーマットを作る

たいていの人は、Excel でいくつも乗せるにデータを入力するとき、データの打ち込みか始めます。

で、数字を入力しようとしたら日本語入力が ON になっていた、日本語入力をしようとしたら直接入力になっていた、でしかたなく、入力した文字を消してもう一度入力し直し。

あ〜。もったいない。

最初に入力形式を決めてからやると入力効率が上がるのに。

●どこに何を入れるか
たいてい決まってますよね。A 列は表題、B列は数字、C列はコメント……とか。

それをまず決めて、

　「データ」タブ→「データの入力規則」

から、日本語、数字を選択してください。

そうすると、そのセルを選択した時点で、自動的に IME が ON/OFF します。
何も考えずに、TAB→入力→TAB ってやっていけばいいわけ。

■入力のショートカットキー

入力のショートカットキーを多用すると入力速度が早くなります。

たとえば、隣接したセルと同じ入力をするときには

　CTRL+D　すぐ上のセル
　CTRL+R　右側のセル
　ALT+↓　前に入力したことのある値を候補

この3つを使うだけでも入力効率は格段です。

■決まった入力は選択肢に

○、×などセルで決まった入力しかしないのであれば、

　「データ」→「データの入力規則」
　「設定タブ」→「リスト」

で、あらかじめ入力する文字列、数値を決めてしまえば、ALT+↓ で入力ができるようにできます。

選択肢は、カンマで区切って並べるだけ。

　

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