2018年07月02日

10分会議をする


会議の時間って、だいたい、13:00〜14:00みたいに、ちょうどの時間から、次のちょうどの時間までっていうものが多いですね。

なぜなんだろう?

過去記事でもご紹介しましたが、私は中途半端な時間から始めるのが結構好きです。「13:27〜13:43」なんてスケジュールを入れます。当然会議としては「お?」と思うので、印象に残って皆さんちゃんと出席してくれます。


会議ばかりで自分の仕事をする時間がない、と問題意識を持ちながら、ちょっとした手間を惜しんでムダな「顔合わせ(≠会議)」をしている習慣を見直してみると、改善するかも知れません。

■会議が「ちょうど始まり」の理由


本日の引用図書『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣』を読んでいて、「ああ!確かに」と思ったのは、この部分。

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会議はどれもこれも30分か1時間の主にになっているなせたろうか?
その時間が選はれるのは、アウトルックの予定表の時間幅がデフォルトで30分になっているためではないかと思う。

そして会議というのはたいていの場合、そうやって割り当てられた時間をすべて使い切ってしまうものだ。

ケビン・クルーズ(著) 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣
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たしかに、アウトルックで、会議を入れる順番を考えると、

 1.スケジュール表で会議をしたい時間をクリックする
 2.右クリックして、案内送付のメニューを出す
 3.案内を書き込んで送信

っていう順番で演る人が多いですね。そうすると、会議は必然的にアウトルックの管理単位になります。

通常なら1時間単位または30分単位。

そうか、みんなそうしているから、「ちょうど始まり、ちょうど終わり」になっているんだ! 大発見

で、会議と次の会議は、両方共「00分」なので、移動時間がなくて遅れてくる。三々五々人が集まってくるので、ちょうど始まりの会議は15分始まりと同じになる、と。

ちなみに、私はというとこういう手順です。

 1.CTRL+SHIFT+Q を押す
 2.参加者と会議の名称、会議場所を記入する
 3.会議をする日付を入力する
 4.時間を入力する

なので、もともとアウトルックの管理単位には影響されてません。


■会議時間は「会議に必要な時間」


その会議をするのに結論をだすためにどのくらいの時間が必要か?

上記の、やりたい時間のセル(アウトルックの管理単位)を右クリックして会議案内を作るという作業は、

 会議をするのに必要な時間

という考え方が出てこないかも知れません。たとえば、

 今週の進捗具合と課題を報告する

という会議に「1時間が適切か?」ということです。

単なる報告だけなら、5分もあれば十分です。

でも、役員や部長クラスはたいていいろんな会議をはしごしているので、予約しておかないと捕まえられない人も少なくありません。で、上記の手順で1時間の予約を入れる。

で、時間が余るので、枝葉末節のところに突っ込んだり、余談をしたりと時間つぶしをする。
結局、会議だらけで仕事が進まない…と。

タスクの実行時間は、必要な見積時間から作るのに、会議だけは数倍のマージンを取るのは理屈に合わないよね。

その打ち合わせには「何分必要か?」から会議時間を決めるのが生産性をムダにしない方法かと。

ということで、本書『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣』では10分会議という事例が紹介されています。


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●「10分会議」の極意
会議はどれもこれも30分か1時間の主にになっているなせたろうか?
その時間が選はれるのは、アウトルックの予定表の時間幅がデフォルトで30分になっているためではないかと思う。

そして会議というのはたいていの場合、そうやって割り当てられた時間をすべて使い切ってしまうものだ。

プルーム・ハーグ・ピジネス誌の2006年のインタビューで、当時グーグルにいたマリッサ・メイヤー(のちにヤフーCEO)は、1週間に70件の会議を行うと語っている。それたけの会議をすべて詰め込めるのは、30分の時間枠を分割し、短い会議を複数入れているからに他ならない。

時には5分、10分の会議もあるという。

リチャート・プランソンは会議に対する嫌悪感を頻繁に語っておりプログに次のような投稿をしている。

 「議題がひとつしかない会議に5〜10分以上時間をかけるヘき状況など、そうそうない

ケビン・クルーズ(著) 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣
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1議題10分以内。意識してみてはいかがでしょうか。



■参考図書 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣





Unlimitedゼロ円Unlimited無料
時間に追われることなく、生産性を向上させ、充実した生活を送るために。

著者は、成功している友人たちに時間管理のコツを聞いて回るうちに、ある共通点に気づく。それは、だれひとり「本に書かれているような方法」を口にしなかったことだ。そして判明した秘訣のひとつが「ToDoリストを使わない」ということだった。

そこで著者は、さらに多くの成功者たちへ接触を試み、独自の取材と調査を行った。

●自力で大成した億万長者は、私たちと違う働き方をしているのだろうか?
●常にプレッシャーにさらされている起業家は、どうやって高い生産性を維持しているのか?
●刻々と過ぎゆく時間と戦うオリンピック選手は、いかにして集中力、自制心、エネルギーを維持しているのか?
●MITやハーバードでオールAを取り続ける学生に必要なものとは何だろうか?

7人の億万長者、13人のオリンピック選手、29人のオールAの学生、そして239人の起業家。計288人への取材から導き出された、時間管理と生産性向上にまつわる15の秘訣を、本書ではより実践しやすい方式とともに紹介する。

「ノートは手書きでとる」「メールは一度しか触らない」「ノーと言う」「日々のテーマを決める」など具体的ノウハウから、「最重要課題の見極め方」「先延ばし癖を克服する極意」「桁外れの利益を得るための思考法」まで15の秘訣が、あなたの人生に輝きを取り戻してくれるだろう。

原著:『15 Secrets Successful People Know About Time Management』





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1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣
著者 :ケビン・クルーズ
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●本書を引用した記事
 「送る」メニューを整理する
 生産性を改善するヒント(「1440分の使い方」より)
 3210方式―大量のメールを効率的にさばく方法
 目標の階層を分ける
 勝ってはいけない
 生産性を改善するE-3Cの法則
 ToDoリストの悪影響2:ToDoリストの悪影響を避ける方法
 ToDoリストの悪影響1:ToDoリストが生産性を低下させる理由
 生産性を上げる3つの宝具
 日誌を付ける意味

●このテーマの関連図書


週40時間の自由をつくる超時間術

超ストレス解消法イライラが一瞬で消える100の科学的メソッド

SINGLETASK一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる

大事なことに集中する―――気が散るものだらけの世界で生産性を最大化する科学的方法

ストレスを操るメンタル強化術

科学的に正しい英語勉強法



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posted by 管理人 at 08:06| Comment(0) | 時間術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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