どうしようもないムダな会議がある理由

「業務効率化」「働き方改革」などとうるさいですね。「ほっといてくれ」と言いたいときもあったりなかったり。
まあ、いずれにしろサラリーマンは上が「こうしろ」と言ったら、やるのが宿命。それが給料のもと。

で、毎度いの一番に業務効率を下げているネタとして、どこの会社でも上がるのが会議。

なんでみんな、そんなに会議が嫌なのかな？

■会議がムダになる理由

ちょっとおもしろい視点の「会議がどうしようもない理由」という一節を見つけたのでご紹介。

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●会議がどうしようもない理由
会議の大半はなせあんなにも、どうしようもないのたろうか?

・開始が遅れるから
　社会人としてあるまじき素行の結果であれ、まさに立て続けに会議が詰まっている人が多いせいであれ、会議はたいてい遅れて始まることになる。5分か10分は過ぎないと会議が始まらないとわかっているのに、わざわざ時間どおりに現れる人などいない。

　たたぼーっと座りながら他の参加者を待っている人が、組織に10人、100人、いや1000人いれは、その数分は1年では何時間分にもなる

・参加者が不適切だから
　どうやら「疑わしきは招集せよ!」が会議の基本見解になっているようた。この見解が、招集された人(かつ「遠慮します」と言えるだけの職業人としての勇気に欠ける人)の時間を無駄に消費している。そして、その人が義務感から質間や意見を述へようものなら、他の参加者すべての時間を無駄遣いすることになる

・バーキンソンの凡俗法則のため
　これは「自転車置き場効果」という名でも知られる法則で、組織は些細な論点に最も時間をかけ、重大な論に最も時間をかけないという説である

　この説の設定では、ある委員会が、莫大な費用を要する原子力発電所に関して、重大な決定をいくつか下さなくてはならない発電所は、ほとんどの参加者にとって立ち入れない難解なテーマであるため、その建設については、異議を挟まれることもほほないまま、すみやかに承認される。
　ところが、従業員の自転車置き場のデサインを決めるとなると話は変わってくるその些細なプロジェクトについては誰もが理解しているため、つまらないことにこだわり、議論に膨大な時間を費やすのだ。

・一日のスケジュールが細切れになり、合理的でなくなってしまうから
　そして仕事に没頭している時間帯や、集中力の最も高まる時間帯に干渉するかもしれないから

・不適切な人がその場を仕切っているから
　会議はその性質上どうしても、自信家や外向的な人の発言が目立つ傾向にある。参加者の中には、会議の正しい進め方をもっとよく知っている人たちもいるかもしれない。
　しかし、たいていの人はそういった知識をあまり共有しようとしないため、結局、自信家たちの犠牲になっている

ケビン・クルーズ(著) 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣』
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まあ、確かにこういう視点もアリですね。今度、会議がやり玉に挙がったら発言してみようかな？

■個々の業務報告の会議はムダなのか

同じ部署内でも、色んな人がいろんな担当を担って業務をしています。課長なり部長は一同に集めて、その進捗報告を聞きます。

会議の効率化で真っ先に上がるのがこの報告会議。

でもそれって本当にムダなの？

どうもそこがわからない。

　××さんが進捗で「○○のやり方はこうやってやらないといけない」とか課長から指導という名のお小言をもらったとしたら、あくびをして聞き流していたらムダです。確かに。

でも、自分の場面に置き換えたときに、「そうか課長はこういうやり方が好きなんだ」と知識を増やせば、課長の好みに合った仕事の仕方や報告の仕方ができるようになります。それは、部署内で仕事をスムーズに回せるようになるということでもあります。みんなが同じようなやり方をするんですから。

これはムダなのだろうか？

　・上司の取り組み方や姿勢、仕事に対する思いを聞く機会
　・他の人の仕事の…同上……
　・自分が利用できそうな他の人の作業方法、接点の発見
　・進捗が遅れている人やタスクのフォローのタイミング

抽象的に言うと、こんなメリットはあります。それはある事実から教訓、自分が組織に影響力を発揮する方法を引き出すという作業を本人がしているかどうかで、価値が決まるのではないかな？、つまり無駄な会議をしているのは自分自身の問題で、それを開催している人の問題じゃあなかったりすることもあるんじゃないかな？

まあ、本書のように、やたら不適切な人が不適切なやり方をしているというばあいは、「どうしようもない」というものもあるかもしれませんがね。他山の石ということもあるわけで…。

とか、つまらないことを考えてみたりする。

■参考図書　『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣』

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時間に追われることなく、生産性を向上させ、充実した生活を送るために。 著者は、成功している友人たちに時間管理のコツを聞いて回るうちに、ある共通点に気づく。それは、だれひとり「本に書かれているような方法」を口にしなかったことだ。そして判明した秘訣のひとつが「ToDoリストを使わない」ということだった。 そこで著者は、さらに多くの成功者たちへ接触を試み、独自の取材と調査を行った。 ●自力で大成した億万長者は、私たちと違う働き方をしているのだろうか? ●常にプレッシャーにさらされている起業家は、どうやって高い生産性を維持しているのか? ●刻々と過ぎゆく時間と戦うオリンピック選手は、いかにして集中力、自制心、エネルギーを維持しているのか? ●MITやハーバードでオールAを取り続ける学生に必要なものとは何だろうか? 7人の億万長者、13人のオリンピック選手、29人のオールAの学生、そして239人の起業家。計288人への取材から導き出された、時間管理と生産性向上にまつわる15の秘訣を、本書ではより実践しやすい方式とともに紹介する。 「ノートは手書きでとる」「メールは一度しか触らない」「ノーと言う」「日々のテーマを決める」など具体的ノウハウから、「最重要課題の見極め方」「先延ばし癖を克服する極意」「桁外れの利益を得るための思考法」まで15の秘訣が、あなたの人生に輝きを取り戻してくれるだろう。 原著:『15 Secrets Successful People Know About Time Management』

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●本書を引用した記事
　理想の一週間を設計する業務改革
　3210方式―大量のメールを効率的にさばく方法
　プロの知的生産術
　エッセンスを抜き出す
　百万ドルの教訓
　優先順位を正確に意識する
　手書きメモの効用
　朝メールを見るという悪い習慣
　どうしようもないムダな会議がある理由
　溜まりまくった受信箱を瞬時に空にする方法

●このテーマの関連図書

週40時間の自由をつくる超時間術	超ストレス解消法イライラが一瞬で消える100の科学的メソッド	SINGLETASK一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる
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