2018年08月14日

朝メールを見るという悪い習慣


たしか以前の記事にも似たようなことを書いた気がするのですが、本書を見て思いを新たにしたので、ちょっとご紹介。

■朝の最初の仕事はメールを見ること


私の知る限り、結構な数の人が、出社して最初にやる仕事はメールを見ることになっています。

もうすこし、時間管理を学んだ人だとタスクリストをみるかもしれません。

もちろん、人によりいろいろなレベルがありますし、このやり方が絶対というつもりはありませんが、メールを見るのだけはやめたほうがいい、というのがいろいろな時間管理に挑戦した結果の現時点の私の結論。

その理由は、朝というのが、起床から通勤時間を経て、もっとも頭が働きやすい時間だから。このときは情報収集ではなく、アウトプットにアテたほうがいいと思ってます。多分そのほうが生産性が高くなります。

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●朝のゴールデンタイム
MITを決めたら、それをスケジュール化して、一日のできるたけ早い時間に入れる必要がある。

デューク大学のダン・アリエリー教授(心理学・行動経済学)は、ほとんどの人は完全に目覚めてからの2時間が最も生産的で、最も認知機能が高まるとし、インターネット掲示板レディットの「何でも質間して(AskMeAnything)」というスレッドで、次のように答えている

人は一日の中で最も生産的な2時間を、たいして認知力を要さないこと(ソーシャルメディアなど)に費やす傾向がある。これは実に残念な時間の使い方た。

この貴重な時間帯をきちんと活かすことができれは、ほとんどの人は、今よりもはるかにうまく本当の望みを達成できるというのに。
なせ私たちはこのような過ちを犯してしまうのたろう。どうしてせつかくのゴールデンタイムを些未なタスクに費やしてしまうのだろうか。

たいていの人は、一日が始まると真っ先に、すぐできる簡単なことを全部やってしまおうとするひと晩分のメールすべてに返信し、郵便物の山を仕分け、注文書にサインして……そうこうしていると、すっかリ生産的な気分になってしまう。

 「どうた!まだ朝の10時なのに、50件は仕事を片づけたはずたぞ」と思ってしまうのた。

ケビン・クルーズ(著) 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣
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■会社に行くまでに今日をシミュレーションする


私が出勤日の日課にしているのは、朝会社最寄りの駅につく5分前に今日の1日をシミュレーションすること。

 10時から××の件で会議があったな。
 今日中に×1×と×2×と×3×は完成させよう
 14時からは○○の件の会議なので資料を送っておかなくちゃ
  :
  :

定時までの作業が確認できたら終わり。

そうすると、席につくとすぐに、×1×の作業に取りかかれます。10時までには終われるように。

■メールは気分転換のツールに


メールは、作業に飽きたときに、気分転換にチェックすればだいたいは問題ありません。

メールを起点に仕事をしようとすると、どうしてもすぐには必要ない情報も目に入ります。そうすると1日の仕事が割り込み仕事ばかりになってしまって、本来の仕事ができません。

まず、本来の仕事を計画し、そのあとに割り込み仕事をやっつける、仕事に飽きたらちょっと気分転換にメールを見る。
そのくらいなら、メールに振り回されて仕事をしない仕事ができますので、重要な仕事から片付いていきます。

私のメールを見る頻度は、午前中1回。午後2〜3回と帰宅前。ということで、少ないときには1日に3回程度。多くても5〜6回というとこでしょうか。だから、メールでチャットみたいなことにはなりません。

メールをチェックしているのは、時間にして、全部で1時間前後。件数だと200〜500件(ばらつきが結構でかいですね)というところです。



■参考図書 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣





Unlimitedゼロ円Unlimited無料
時間に追われることなく、生産性を向上させ、充実した生活を送るために。

著者は、成功している友人たちに時間管理のコツを聞いて回るうちに、ある共通点に気づく。それは、だれひとり「本に書かれているような方法」を口にしなかったことだ。そして判明した秘訣のひとつが「ToDoリストを使わない」ということだった。

そこで著者は、さらに多くの成功者たちへ接触を試み、独自の取材と調査を行った。

●自力で大成した億万長者は、私たちと違う働き方をしているのだろうか?
●常にプレッシャーにさらされている起業家は、どうやって高い生産性を維持しているのか?
●刻々と過ぎゆく時間と戦うオリンピック選手は、いかにして集中力、自制心、エネルギーを維持しているのか?
●MITやハーバードでオールAを取り続ける学生に必要なものとは何だろうか?

7人の億万長者、13人のオリンピック選手、29人のオールAの学生、そして239人の起業家。計288人への取材から導き出された、時間管理と生産性向上にまつわる15の秘訣を、本書ではより実践しやすい方式とともに紹介する。

「ノートは手書きでとる」「メールは一度しか触らない」「ノーと言う」「日々のテーマを決める」など具体的ノウハウから、「最重要課題の見極め方」「先延ばし癖を克服する極意」「桁外れの利益を得るための思考法」まで15の秘訣が、あなたの人生に輝きを取り戻してくれるだろう。

原著:『15 Secrets Successful People Know About Time Management』





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1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣
著者 :ケビン・クルーズ
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●本書を引用した記事
 溜まりまくった受信箱を瞬時に空にする方法
 タッチ・アンド・リリースのルール
 10分会議をする
 「送る」メニューを整理する
 生産性を改善するヒント(「1440分の使い方」より)
 3210方式―大量のメールを効率的にさばく方法
 庶務の価値
 庶務の価値
 時間管理を変えるには考え方を変える
 目標の階層を分ける

●このテーマの関連図書


週40時間の自由をつくる超時間術

超ストレス解消法イライラが一瞬で消える100の科学的メソッド

SINGLETASK一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる

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posted by 管理人 at 10:25| Comment(0) | 時間術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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