生産性を高めるスケジューラのシンプルな使い方

生産性を一段高めることのできる 7 つのシンプルなスケジュール管理方法と予定表の活用法をご紹介します。

シンプルな管理方法なので、書き方もシンプルにしてみました。

■スケジューラのシンプル活用法のヒント

・「会議なし」の時間帯をスケジュール設定する
　マルチタスクで処理するのではなく、邪魔が入らない時間を確保します。「マルチタスクを行うと、どれも質が低下することになりがちです」と、ユタ大学の心理学教授 David Sanbonmatsu 氏は説明します。「多くの場合、マルチタスクをよく行う人はマルチタスクが不得意です。衝動の制御ができない人たちなのです。」 (Forbes 誌)

・外出中の時間を設定する
　休みや出張の場合は、予定表に「連絡不可」、「業務時間外」などと明示します。
　　さらに高度な技: 業務以外の定期的な予定や、通勤などで連絡がつかない時間は、繰り返しの時間としてスケジュールを設定します。

・モバイル デバイスのカレンダーと連携する
　だれにでも起こることとして、ノート PC が手元にないときに会議が長引き、次の会議の時間と場所を忘れてしまい、会議が始まって 5 分後に駆け込んでいろいろな人に謝る羽目になるということが考えられます。モバイル デバイスの予定表と連携して、常にすべての会議の最新情報が得られるようにしましょう。

・予備の時間を設ける
　可能であれば、すべての会議の前後どちらかに必ず 10 分の予備時間を設定します。これにより、1 つの会議の整理をしてから次の会議に備えるための十分な時間を確保できます。こうすれば会議から会議へ焦って出席するような気分を味わわずに済みます。

・休憩をスケジュールに組み込む
　すべてを片付けようという姿勢で取り組んでいると、燃え尽きるまで働き続けることになりがちです。「数分間立ち上がって血液を循環させ、脳に多くの酸素を送り込むことは、日々の仕事の中で欠かせません」と、ハフィントン ポストの Healty Living チームは述べています。休憩を予定表にスケジュールとして組み込むことで、燃え尽き症候群を避け、創造性を高めましょう。そして、自分のスケジュール管理には、予定表のアラームを活用しましょう。

・チェックイン リマインダーを設定する
　大きな締め切りが近付いてきたら、そこまでのベンチマークに関して、リマインダーを使ってチェックインのスケジュールを設定します。これはプロジェクト終了に向けてのストレス軽減になると共に、完了前にタスクを必ず確認することにつながります。予定表のリマインダーにチーム メンバーを含めて、期日に向けてチーム全体の作業を促進するようにしましょう。

・仕事の連絡先を統合する
　予定表を連絡先リストと統合して、仕事の連絡先を簡単にミーティングに招待できるようにしましょう。

・朝一番に今日の予定を印刷する
　出社したら、今日の予定表を印刷して、小さく折りたたんでポケットに入れましょう。
　次の会議の場所で PC を開き直す必要がありません。印刷した紙の裏はメモ帳になります。

・振り返りの時間を確保する
　1日の作業結果をまとめる時間として、定時前1時間を予約しておきましょう。
　今日1日を振り返る時間にしてください。案件の処理をするよりも、自分の仕事を反省することで、仕事の効率は上がります。
　振り返りをして、どうしても今日中に片付けないといけない項目だけを「残業時間」に再スケジュールします。
　明日でもいいことは残業してまでやることではない。
　　さらに高度な技:　予定と実績の2つのスケジュールを使い分ける
　　　「○○の作業を1時間で終わるつもり」と予定を立てても、そのとおりには行きません。それを見える化すると、振り返りとして反省ができるようになります。そのためには、計画を建てるスケジュールと、実績を記録するスケジュールの2つを用意して、ひとつのビューで同時に表示できるようにしておくと良いでしょう。実績のスケジュールは、必要に応じて表示・非表示を簡単に切り替えられるようになっていると振り返りがしやすくなります。

・色分けをする
　スケジュールは、その仕事のスケジュールや重要度に従って色分けをしましょう。
　多くのカレンダーソフトには、カレンダーの内容や時間帯、打ち合わせの相手などの条件で色分けが可能です。部長との会議は赤色に、大事なプロジェクト関係は青色に、自分だけでするタスクの時間は茶色になど色のルールを持っておくと、予定がひと目で「感じられます」

◆このテーマのおすすめ図書

CD付ネイティブなら子どものときに身につける英会話なるほどフレーズ100	FACTFULNESS10の思い込みを乗り越え、データを基に世界を正しく見る習慣	仕事の説明書〜あなたは今どんなゲームをしているのか〜
単行本	Excel最強の教科書[完全版]――すぐに使えて、一生役立つ「成果を生み出す」超エクセル仕事術	誰も教えてくれない計画するスキル

■同じテーマの記事

●中途面接の印象を良くするコツ：癖を見つける

面接官をしていると、相手のクセみたいなものが時々気になる時があります。これが多分、本人も気がついてないでしょうし、面接官自信も「なんとなく〜」的な印象で、具体的に指摘できない場合も少なくありません。ここでも、「初対面の相手とのビジネスミーティング」を想定すればよいのです。無理に笑顔をつくるより、「大切なお客様のもとに仕事で初めて訪問した時の対応」と考えれば、自然に..

●人を動かす：相手の話を聞くときには手を止めなさい

部下や後輩が話しかけてきた時に何かをしていると、ついそれをやりながら、「ん。了解。」とやってしまうことがあります。あるいは、会議の時に、発言者の方を見ずにひたすら PC に何かを打ち込んでいるとか。これが "いかん" とはわかっているつもりなのですけどね。「あなたを愛しています」のメッセージ人の話をよく聞くことは、ビジネスの世界だけでなく、家庭生活でも同じようにたい..

●システム手帳は使わない

あなたはシステム手帳をお持ちでしょうか？システム手帳って、あのリフィルで、ちょっと革のカバーが付いてて、スケジュールやらメモやらが書けるアレです。活用してますか？私は使ってません。以前の記事で書いたように普通のキャンパスノートを加工して使ってます。さすがに他の会社の人との打ち合わせの時には、普段使ってないちょっと見た目のいいノートを持っていきますが、実はこの加工したマイノートのほうが使いやすかったりします。システム手帳は使ってはいけないシステム手帳のメリ..

●予算管理とは突発費用に対応できること

管理職の仕事の一つに「予算管理」があります。ウチの会社では大体12月くらいに来年度予算推定があり、いろいろな審議体を通して1月くらいに翌年度の予算が確定します。予算管理の誤解「予算管理」という言葉について、ちょっと名称がどうかと思う時があるのですが、「予算管理」というのは、・計画にそって予算を使うこと・計画にない予算を捻出することの2つがあります。計画通りに予算を使うのは別に管理職でなくてもできます。つまり、管理職が管理職たる所以(ゆえん)は、計画..

●スケジュールで決済のためのバッファを設ける

何かの稟議をとうすためには、上司やそのまた上司、さらにそのまた上司・・・に決済してもらうことが必要です。ところが総じてこうした役職が上に行くほど決済のための時間を取ってもらえなくなります。忙しいんです。本当に忙しくて決済印を押す時間もないかどうかは、そんなに偉くないので知りませんが…(^^;;私の専門である IT 関連でも、何かのシステムを導入するとなると何千万円なんて簡単に行ってしまいます。そうすると、重役や社長の決済が必要で、その方々に説明するだけの資..

●セミナーに行ってはいけない

世の中にはいろんなセミナーが開催されています。内容的にも、お値段もピンキリみたいですが。管理人の私も1年に1〜2回セミナーに行くことがありますが(自腹や会社費用)、行って効果があるのは、あまりセミナーの講師や内容には関係ないみたいです(講師の方に失礼かもしれませんが)。以前に、過去の日誌をぼんやり読み返していて、セミナーで「いい話が聞けた」「いいことを思いついた」などと好印象を持った時と、「しょうもなかった」「時間の無駄だった」などとがっかりしたものを比較してみたとこ..