仕事の基本ルール
「このさきどうやって進めたらいいんだろう？」
「新しい仕事を言われたけど、何から手を付けていいかわからない」
もう仕事を初めて四半世紀を超えましたが、いまだに、そう悩むときがあります。
■わからない仕事はみんなわからない
自分の周りで聞いてみると、そうした悩みを持っている方は多いようです。
考えてみれば、それはそうかも知れません。なにしろ、やったことがないことは、それを具体化することができないんですから。知らないことを、目標だけ聞いて具体化できる人なんていませんよ、普通。
わからないときには、同僚や先輩、上司に聞くというの最初にやるべき方法でしたが、今の仕事は技術が進み、細分化されてしまっているので、会社の中でそうした仕事をしていた人がいない、ということも少なくありません。むかしであれば、そうなったときには、図書館に行って調べ来るというのが常套手段でした。
■ネットで検索してみる
いまなら、もっとかんたんな手段があります。仕事の目標や仕事そのもの、テーマなどと一緒に
テンプレート
書式
方法
などと検索してみることです。
こうしてみると、多くの人が同じようなことで悩んでいて、そのやり方を調べたり、調べた結果を共有してくださっています。
さっぱり手がかりがないときには、
「○○とは」
って検索してみると、その言葉の定義やどのような構成要素かを教えてくれます。
これが手がかりになります。
■定型化する
一度やり方を覚えたら、それを捨ててしまうのはもったいない。というか、ここからが本番。
定型化して保存しておきましょう。
例えば、
何かのプロジェクトを始めるときに必要なものはなにか？
というと、過去にやった実例で考えるのが簡単です。
・成果物
・必要工数
・必要期間
などいろいろ書いたと思います。それをパターン化しておくと、「何から考えるんだっけ？」っていうところで悩まなくてすみます。
新しい仕事のやり方を調べたら、「過去にやっていたことと同じじゃないか」と気がつくところがあると思います。その気付きが重要なんです。それを忘れないうちに、過去の仕事でも新しい仕事でも使えるテンプレートを作りましょう。
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●毎回同じ書式を使う
当時の私は、もがいていました。
それでも、あることをきっかけにその状況から脱出することができました。
一体何が、当時の私を救ってくれたのか？
答えはシンプル。
「１枚」で時短を実現。
そしてそのために行ったことは、
・毎回同じフォーマットで、
・枠に書く情報だけを変えて
・同じ順序で報・連・相を行う
これを実現する「１枚フォーマット」は、すでに体験談の中で紹介しました。
あなたの仕事でも使えそうであれば、さっそくマネをしてみてください。
もちろん項目名やその数は、好きに変えてもらってかまいません。
浅田すぐる(著) 『「１枚」で見える化！今から「５つの働きっぷり」をカイゼンしておこう』
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本書は、トヨタの「A4１枚」について書かれたものですが、そのとおりです。ある型にはまってしまえば、抜け漏れがなくなります。
いちいち、「何か他にやっておくことは…」と考える必要がないので、確実簡単に仕事が進むわけです。
■テンプレート化しておくと、コミュニケーションがしやすくなる
もうひとつ、仕事がスムーズにできるようになるだけでなく、他の人ともコミュニケーションしやすくなります。
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●仕事の基本フォーム４
今回の体験談を通じて、私はいつも同じスタイルで報・連・相を行っていれば、書類作成時間はもちろん、報告時間も減らせることを示しました。
その極端な例として、自分が会社を休む状況でも仕事が進んだ話を紹介しました。
この極端な例の場合、私は上司や同僚に、一言も書類の内容を「伝えていません」。
伝えたのは、書類が保存してあるフォルダの所在だけ。
にもかかわらず、上司や同僚は１枚の書類を通して、私が参加する予定だった会議で何を話し、何を決めるつもりだったかを理解してくれた。
つまり、
伝えていない でも 伝わっている
という現象が起きたわけです。
あなたの職場がもし、
・ペーパーレス
・会議は口頭のみ
・進め方も毎回バラバラ
という環境だったとしたら、こうした現象は起きうるでしょうか？
おそらく、会議を延期するだけではないでしょうか？
しかし、それでは仕事が進みません。
両者の違いは一体なぜ起きるのか？
その理由を一言でいえば、やはり今回も
自分の「頭の中」を、「見える化」してあるから。
・自分の考えを、
・誰でも理解できるように
・「１枚」にしてまとめてあるから
これを今回の仕事の基本フォーム④に引き付けて言い換えれば、
・「1枚」で
・「見せられる」状態にしておけば、
・「伝えなくて」も「伝わる」
すわなち、
短時間で伝えたかったら、
伝えなくても伝わる状態＝１枚で見せられる状態をつくろう
これが、仕事の基本フォーム４
伝えたいなら伝えるな
にこめた意味です。
あなたがもし、
・どれだけ時間を割いても、相手が理解してくれない…
・どれだけ一生懸命伝えても、相手が動いてくれない…
・どれだけ資料をたくさんつけても相手がYesと言ってくれない…
といったことでもがいているなら、このフォームを実践してください。
「え、どうやって？」
という質問がもし浮かぶようなら、先ほど見せた「１枚フォーマット」をまずは自分なりにマネしてみてください。
浅田すぐる(著) 『「１枚」で見える化！今から「５つの働きっぷり」をカイゼンしておこう』
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要は、上司に報告するときも、報告される側からすると、
どこを見れば自分の知りたいことが書いてあるか
が一目瞭然なわけです。
報告の仕方でも、「どこを聞けばいいのか」が相手に簡単にわかるわけです。
小説なんかでも、「テンプレ」っていうと、同じようなパターンの繰り返しのことですね。「テッパン」ともいう。
ようは、小説の読者にとって、たいしたハラハラドキドキはないけど、安心して読めるわけです。報告書や提案書もそれを読む人にとって「安心して読める」というのは、受けが良いわけです。
■テンプレートを使い回す
こんな楽なやり方があるなら使わない手はない。
新しいことを調べたら、色んな場面で応用できるように工夫しておきましょう。
ちなみに、この記事も一定の書式で書いてます。必要な事項を書き加えるだけで、ブログ記事に変換するようなツールを作ってます。
最初、１つの記事を書くのに、テーマを作り、概要を考えて、本文を書き、さらにそれに HTML タグを付けて、アップロードする……ってやってましたので、１記事あたり２時間弱かかってました。
いまでは、１記事あたり30分ほどでかけるようになりました。
これもテンプレートのおかげです。
■参考図書 『「１枚」で見える化！今から「５つの働きっぷり」をカイゼンしておこう』
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