2020年02月24日

情報整理は時間の無駄(Windowsサーチを使おう!)


日々色々な情報に触れてますよね。積極的に自分で検索することもありますし、メールやSNSで無理やり押し込められる情報もあります。

よく見かけるのは、その情報をフォルダ分けして、きちんと整理している人。でもせっかく整理した情報って、どのくらい再利用されるでしょうか?

実際私の場合は、0.1% にも届きません。ただ、情報の整理を始めると 100% 整理されていないと、その整理の状態が信用できずに、そのフォルダで見つからないときには、別のフォルダで探し回るようなことになります。


■情報整理はコスパが悪い


それってものすごくコスパが悪いですね。
1つの情報を整理して、特定のフォルダに保存するのに、5秒かかったとしましょう。私の場合は、再利用率が 0.1% なので、1000回保存すると1回だけ、保存しててよかったということになります。
もし、見つからないときには、「こっちに保存したかな?」とか探し回って、結局全部の情報を調べてみて、始めて「ない」と判断するわけです。その間、1時間。保存している時間と大差ありません。

これについては、以下の本が一番ピンとくる説明でした。


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●情報は整理しない
 時代の流れはますます速くなっており、情報量も膨大になっています。そして、情報は発信された瞬間に陳腐化し、古くなっていきます。

 したがって、現状では仕事のニーズが発生したときに、その都度収集し、使い終わったら捨てる、という消耗品としての利用の仕方が現実的なように感じます。

 記事をスクラップし、ファイリングし、インデックスをつける。ノートに書いたことをパソコンで管理……。

 情報をつねに使える状態にしておくということは、かくも膨大なエネルギーを要します。しかし世の中の流れは速いですから、情報として集めたと思っても、あっという間に古くなり、情報としての価値がなくなってしまうリスクがあるのです。

 また、新聞や雑誌の記事は、ファイリングしたとたんに満足してしまい、見なくなります。つまり、情報は整理したとたんに死んでしまうのです。

 確かに情報はたくさんあるほうが考えるネタには困らない。しかし情報は、活用し、成果に結びつけてこそ価値があるはず。

 ジャーナリストや物書きならともかく、僕たちのような一般のビジネスパーソンにとっては、情報の収集・整理に時間をとられて、肝心の考える、実践する、という時間が少なくなっては元も子もありません。

 整理し保管するのであれば、時代を超えて普遍的に通用するテーマに絞るほうが、無駄がありません。そう考えたとき、自分が整理保管しているものは、時代性を超えられるテーマかどうかを再確認してみたほうがよいでしょう。

午堂登紀雄(著) 『「お金をもらう」から「稼ぐ」人になる習慣術
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■Evernote登場!


ところが、Evernote というツールが出てきました。これは画期的なツールで、情報は放り込むだけ。整理しない。
欲しい情報があったら、検索すればいいだけです。これなら、あるかないかはシステムが判断してくれます。

これで、「探し回る」という無駄な作業から一気に開放されて、効率は圧倒的に良くなりました。
ただ、Evernote は、Windows のようなシステムとは独立に作られたプログラムなだけに、仕事で作るすべてのデータを管理することはできません。

私が Evernote を使うのをやめたのは、トリガは有料化でしたが、原因は、この「Evernote」に入れた情報だけが Evernote で検索できるという問題です。メールは outlook にありますし、共有フォルダには、Office365 系のアプリで作ったデータがあります。それらは Evernote にとっては検索対象外。あたりまえですが。

その情報を扱うアプリが違うから別の管理をするでは、フォルダ分けしているのと大差ありません。「あ〜。あの情報どっかで見たけどなぁ」というときに探すという行為をしないといけないのです。

それよりも、ドカンと検索して、ダ〜ッと答えが出てくるものがいいわけです。

■DocFetcher/Windowsサーチ


DocFetcher というアプリがあります。

  DocFetcher
  <>

これは、Outlook / Word / PowerPoint / Excel といった一般的なアプリのすべてのデータファイルをキャッシュしておいて、瞬時に検索してくれるツールです。

検索対象は最初に指定しておかないといけないのですが、あらゆるファイルを横断的に検索してくれるので、非常に便利しています。Javaアプリなので、ちょっと起動が遅いのが気になりますが、機能的には満足しています。

もっと短絡的には、Windows 検索が簡単です。
Windows7 のころは、WIN+F で出てきたのですが、Windows10 からはショートカットがなくなったみたいなので、AutoHotKey で WIN+F に再割当てしています。もし頻度が低ければ、

 WIN+R
 テキストボックスに "shell:SearchHomeFolder"

と入力してもいいです。

これで、Windows で作ったファイルは全部、どこにあろうと検索してくれます。

■探すのではなく、「検索する」


せっかく、コンピュータという大量のデータを処理するツールがあるのだから、人間が頑張って探すのはやめましょう。
単なる時間の無駄ですので。

「探す」という行為ではなく、コンピュータに検索させるで大抵の問題は解決します。
コスパ優先で。








私はメールも作成したファイルも整理しません。
同じフォルダに放り込んであるだけ。





■参考図書 『「お金をもらう」から「稼ぐ」人になる習慣術





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■「勉強は得意だけど、お金儲けは苦手」という人が読む本

実は成功者たちがやっている「日々の行動を、すべて稼ぎにつなげる方法」を、元ダメ社員から3億稼いだ著者が紹介する1冊。

■習慣が変われば、人生が変わる!

毎日終電まで働いても稼ぎが増えない人もいれば、週に数時間働くだけでその何倍も稼ぐ人がいます。

しかし、決して前者の能力が劣っているわけではありません。

勉強することや事務処理を行なうことと、お金を稼ぐことは違うのです。

一生懸命働いているようで、実は儲けにつながらないことばかりやっている人がいます。
一方、遊んでいたり、くつろいでいるようで、それを着実に儲けにつなげる人もいます。

この違いは、「情報(経験)を富に変える知的な思考作業をしているかどうか」です。

本書では、「考え、発想する」というビジネス心肺能力を鍛える方法や、「試行錯誤を続ける」というビジネス足腰を鍛えるための方法や考え方を、たくさん紹介しました。

試しに3か月、続けてみてください。
3か月後、「稼げる自分」に生まれ変わっているはずです。





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「お金をもらう」から「稼ぐ」人になる習慣術
著者 :午堂登紀雄

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