2022年05月18日

締切は打ち合せ日程で決まる



よくスケジュール管理や時間管理の技術として、「マイ締め切り」というものが推奨されています。
たとえば、3月30日が本当の締め切りだとしても、自分で3月28日を締め切りとして管理するようにすると、多少の変動があっても本当の締め切りには間に合う、というようなものです。私も「それなら」と思ってやってみたのですが、それで3月28日、いわゆる「マイ締め切り」通りに出来上がったことはなく、やっぱり、3月30日になって、慌てて資料を作るようなことを繰り返しました。


■マイ締め切りは「達成しなくてもいい目標」


どうしてそうなるかを考えてみれば明らかで、マイ締め切りというのは、達成できなくてもなんの不利益もありません。「まだ2日バッファがあるさ」とおもえば、必死になってそれを達成しようという意欲が湧くわけもないのです。

単に、「自分はできる子だからちゃんとビジネス書に書いてあることを実践してる」と思いたいだけです。

結局締め切りには間に合わせるのだから、全く問題ないわけです。
問題として認識できなければ、改善するはずもないです。

そうして守れなかったマイ締め切りだけがスケジュール帳に残されると言うことになります。


■打ち合わせ日から決める


私がうまく行った方法というのは、実際の締切よりも前に上司は同僚への報告会を実施するという方法です。

たとえば、部長報告会の資料を作るとすると、部長報告会の日程よりも前に、上司やそのプロジェクトの関係者への資料レビューの予定を上司に入れてしまうのです。

そうすると、部長報告会の資料の締切は、部長報告会の日ではなく、上司へのレビューの日になります。
上司へのレビューの前に、プロジェクトメンバーの目を通してほしければ(大抵は勘違いがあるので)、メンバーのスケジューラにその時間を登録します。

多くの人は、このようにレビューをするときには、資料ができた、あるいはほとんどできたという状態にならないとそれをしません。
ついつい「ある程度できて、完成度が高くなるメドが立ってから、打ち合わせを設定しよう」というふうに考えてしまいがちなのですが、これは禁じ手です。絶対にやってはいけません。

レビューや打ち合わせを前もって設定しておくのは不安です。当日になってみると、思ったより進んでいないかもしれませんし、そうなると、打ち合わせの相手の期待を裏切ることになってしまいます。


打ち合わせというものには常に相手が存在します。重要な打ち合わせであれば、関係者も増えるため、調整が必要になります。また、上司は多忙ですから、突然の打ち合わせ依頼には対応してくれません。

まず、打ち合わせの日にちを決めましょう。そしてそれに間に合うように作業をするのです。
それがマイ締め切りとして作用する効果の高い方法です。



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posted by 管理人 at 17:11| Comment(3) | TrackBack(0) | 時間術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
投稿者様
初めまして、カミヤと申します。

2018年に投稿された
【Excelで一発で文字の色を設定するショートカットキーを作る】
という記事を拝読させていただきました。

とても便利だと思いまして、
私も【AutoHotkey】をインストール→投稿者様のスクリプトにて試しましたが、
私のExcel2016では上手く機能しませんでした。

操作としては、
・セルをダブルクリック、編集モードへ

・色を変えたい文字をドラッグ

・キーボード操作(スクリプトにて指定された内容で試してみました)

という流れです。

私の操作方法が誤っているのでしょうか?

AutoHotkeyに関しては、
問題無くインストール出来まして、
PC上での起動も確認出来ております。

誠に恐縮ではございますが、
差し支えなければスクリプトの入力方法等の
詳細をご教示願えませんでしょうか?

何卒宜しくお願い申し上げます。


Posted by カミヤ at 2022年07月19日 20:49
コメントありがとうございます。最近更新ができておりませんで、反応が遅れました。申し訳ありません。


ご質問の件なのですが、
関数 ExcelMojiColor(r, g, b) を使われたでしょうか。
もしかしてExcelの反応が遅いために、キー処理が追いついていないかもしれません。
それぞれの行に
  SLEEP, 1000   ;1秒待機
をいれてやると操作に失敗したところがわかるかもしれません。

また、Excel のバージョンによってはショートカットキー操作が変わっている場合があり
ますので、AutoHotKey スクリプトにあるように実際に手で操作をしてみてください。

たとえば、

Send, {alt}   ; ALT キーを押して離す
Send, h     ; h キー
Send, fc     : 素早く fc を押す
Send, m     ; m キー

のような感じです。もし文字操作のメニューが出なければ、操作方法が変わっていますので
それに合わせてキーを変えてみてください。

なお、私の使っている office365 だと、これで動くみたいですが、
  Send, {Right} ;ユーザー設定を選択
のところで、最初からユーザ設定のタブが選択されている時があり、時々失敗することが
あります。
Posted by 管理人 at 2022年07月31日 09:38
投稿者様

先日に質問させていただきましたカミヤです、
コメントへの返信、誠にありがとうございます。

>関数 ExcelMojiColor(r, g, b) を使われたでしょうか。

仰る通り、文字色を手軽に変更可能なスクリプトでございます。

AutoHotkeyに関しましては、
私が色々と不慣れな事もあり、
現在もExcelの文字色を変えるスクリプトは
上手く動作しておりません。

自分でも勉強しながら色々と試してみようと思っておりますが、行き詰まってしまったら、再度こちらのコメント欄にて質問させていただいても宜しかったでしょうか?
Posted by カミヤ at 2022年08月09日 12:38
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