仕事は4時間で終わらせる

1日の作業をしている時間はどれだけでしょうか？


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タイムマネジメントを考えない時間

■タイムマネジメントの重要性

タイムマネジメントはあらゆる仕事術の基本中の基本ですし、その重要性はいくら強調しても強調しすぎということはありません。

ところがこれをやり過ぎると、常に何かに追われているような状態になります。

　「あと10分でこれを終わらそう」
　「5分の空き時間ができたので、タスクリストから、これをやろう」
　「今日中に○○○の時間を確保しなくちゃ」
　「今日の予定は、○○○と×××と、空き時間に▲▲▲か」

気力が充実している時には、これによって多くの成果が出せることになるので結構なことですが、ちょっとくたびれてきた時など、「ちょっと疲れたので、軽めの単純タスクをやろう」とか、「タスクの整理をしよう」などと考えていたら、「走り回って1日が終わりました」状態になります。

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メールをDMZに移動する

■DMZ

DMZっていうのは、「非武装地帯」のことです。

一般にインターネットに繋がるコンピュータシステムを作るときに、インターネットの世界とローカルネットワークの世界の2つを作ります。
ローカルネットワークはある程度信用できるデータが送受信されますが、インターネットの世界は玉石混交、ウイルスやワームなどのアブナイものもたくさんあります。そこで、この2つをファイヤーウォールで分離するわけです。

ところが、単に危ないものを何もかもブロックしてしまうと、ほとんどの通信ができなくなってしまいます。そこで作られるのが、DMZという中間世界。

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待ち時間で整理整頓清掃清潔

ちょっとしたスキマ時間に、すぐに始められて短時間で終わる作業を持っておくといい、とはよく言われます。

じゃあ、「今から3分あります」と突然言われて、3分で終わることができる仕事ってどのくらいありますか？

私はよくメール処理をするのですが、たまたま読んだメールが考えないといけないようなものだったりすると、3分が10分でも終わらないことがあります。3分と最初は思ったけど、実際に空き時間は2分になったり10分になったり変動するものです。

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定型業務をカイゼンしなさい

業務を効率化するにあたり、ときどき「なにか勘違いしているなあ」と思える場面に出くわします。

　効率化とは、結果を変えずに投入工数を下げること

です。決して単純に

　投入工数を下げること

ではありません。ま、そこは本題ではありませんが、この前提は強調しておきます。


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