2014年10月06日

デキる議長は当日中に議事録を出す

■議事録は当日中に出すことをルール化する


会議を主催したり、会議の書記係をやったりした時に、議事録をいつ作成していますか?

私は自分の場合は必ず通常の会議なら会議終了直後に、重要な会議でも当日中(夕方〜夜の会議は翌日の朝)には出すようにしてます。また、部下が議事録を作成するときには、「当日中に出すように」と必ず指示してまして、部下指導の重要な評価指標にしてます。

■議事録は議事と同時進行で作る


よくあるのは、会議の主催者が議事録を作成する場合。

この場合、会議中に議事録を取りながら議事進行をすることになります。
これはすごく難しいです。

議事に沿った話をしながら、ファシリテーションをし、さらに参加者の発言を記録する、一人三役をこなさないといけないですが、大概の場合議事を書いている時には思考がそちら側に引っ張られてしまうため、口は閉じてしまいます。

なので、「話す」→「記録する」→「聞く」→「記録する」とやると予定の2倍位の時間がかかってしまいます。

これはすごく非効率です。
したがって、議事録は先に作っておける場合には議長一人でもいいです(進捗ミーティングなどです)が、それ以外の時には「必ず書記を決めてから会議を始める」のをルールにしてます(守れない場合も少なくありませんが)。

つまり、議事録は打ち合わせをした瞬間に作成できているのを目標にしています。

ヘルマン・エビングハウスの忘却曲線はご存じの方が多いと思います。

★――――――――――――――――――――――――――
記憶と忘却(忘れるという意味)時間の関係を理解するには、まず、「エビングハウスの忘却曲線」という、超有名な実験結果を知る必要があります。

ドイツの心理学者、ヘルマン・エビングハウスは、意味のない3つのアルファベットの羅列(られつ)を、被験者にたくさん覚えさせて、その記憶がどれくらいのスピードで忘れられていくかを実験し、調べました。その結果を、グラフ化したのが「エビングハウスの忘却曲線」です。

この実験から、20分後に42%、1時間後に56%、1日後に74%、1週間後77%、1ケ月後79%が忘れてしまうという結果が出ました。

この結果からわかったことは、
1、記憶は、覚えた直後に、どっと(半分近く)忘れてしまう。
2、残った記憶は、ゆっくり忘れていき、長く保持される。

エビングハウスの忘却曲線
――――――――――――――――――――――――――★


これからも分かる通り、議事録作成をするときには、

 ・その場で着手し
 ・すぐに提出

をすれば、時間と労力が省けますし、「デキる人」と見られやすくなります。


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2011年11月15日

会議を短縮するコツ(会議が絶対うまくいく法)

なが〜い時間の会議。うんざりしますよね。
会議はどうやったら効率的になるのか。

ちょっと抽象的ですが

 ・目的を持ってはじめる(ゴールを決める)
 ・オープニングとラップアップを必ず組み込む
 ・ホワイトボードなどを利用して議事内容を明確にする
 ・停滞したときには、指名によって意見を引き出す
 ・会議の論点からずらさないようコントロールする
 ・思考停止ワード(〜すべき、抽象的な言い回し)を避ける
 ・準備にしっかり時間をかける

を丁寧にやること。
sarahin_201111101.gif
とくに最初の項目
 ・目的を持ってはじめる(ゴールを決める)
は会社だと、時々??な状態で始まる会議がありますよね。

 で、何を決めたいんだ?

と思えるような会議。

もう一つ腹が立つのが2番目の項目

 ・オープニングとラップアップを必ず組み込む

最初の目的の説明もなく、1時間したら「じゃ、時間だから終わろか。」で終わり。

 で、何が決まったんだ?

というはなし。

単なる情報共有の会議なら、わざわざ集まって1時間も無駄にすることはないと思うのですが、そこは悲しいかなサラリーマン。上司に集まれと言われれば、2つ返事で集合します。

まぁ、上司のそういった行為は変えられないにしても、少なくとも自分がする会議では、それはしないように心がけてます。

1.プロジェクタに常にタイマを表示しておく
  タイマはカウントダウンタイマで、45分にセット。Googleでは時計を表示しているそうですね。
  どんなソフトを使えばいいかはVectorでも探してください。
  こうするとみんなが時間を意識します。
  45分たったら、多少無理やりにでもまとめに入る。
  このとき、「じゃあ、まとめに入ります」と宣言して、議論を蒸し返そうとする人には、
   「もし今回の結論が不満なら、もう一度会議をあなたが招集してください」
  という。大概は黙ります。
2.立ち会議をする
  立ち会議スペースを作ってしまいました。会議スペースから椅子は廃棄。
  PCの操作などができるようにハイテーブルを設置しました。
  そうすると、会議時間いっぱいまでしゃべろうとせずに、要点だけを放すようになります。
3.議事進行役と書記は分ける。
  会議を招集した人が議事進行をするのは当然ですが、書記は、会議に参加した誰かを指名してやってもらいます。同じ人がやっていると、議事録を作っている時間が、空白時間になってしまうので、議事進行者が同じ人では時間が無駄になるし、話が途切れてしまいます。


たった3つですが、結構効きます。

もしもっと会議の進め方について、詳しく知りたい方は




をどうぞ。会議のバイブルだと思います。

ネット資料
ウノウラボ by Zynga Japan: 失敗から学んだ効率のよい会議術
会議をデザインするのに必要な3つのポイント:DESIGN IT! w/LOVE
会議時間を効率的に短縮する4つのコツ : ライフハッカー[日本版]
会議を効率よく進めるための3ステップ | nanapi [ナナピ]
議事録係を買って出る
議事録ドリブンで会議の効率アップ
⇒最近特に、この「議事録ドリブン」というのが気になってます。実践してみようと思うけどなかなかうまくいかない。いいコツをご存知の方、教えてください。
posted by 管理人 at 08:04| Comment(0) | TrackBack(0) | 会議術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする