面接で短所をアピールする

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昇進・昇格申告書：受け身表現を使うな

面接官をしていて、「この人なんだか積極性がないなあ」と思うことがあります。
最近その理由に1つ気が付きました。

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●主体性・自発性を疑われる受け身表現
われわれ日本人は、会話にも文章にも受動態(受け身)表現をよく使う。周囲に対して受け身の姿勢をとるのが好きなのかも知れない。気にする人は少ないが、自分のことを言う際の受動態表現は、発言や文章にネガティブな雰囲気をもたらす。
　：
欧米人が「私は税金をいくらいくら払った」と言うところを、日本人は「いくらいくら取られた」と言いがちである。前者には主体性があり、後者には被害者意識が潜んでいる。
就職試験の際、多くの学生は「A 社に落とされました。B 社にも落とされました」と言ってくる。「キミが落ちたのだ。落ちました、と主体的に言えるようになれ」と助言する。「C社に拾われた」「内定をもらえた」のでなく「内定をかちとった」との報告がくるのを期待する。

自己表現文の中で受動態表現を乱発して、主体性・自発性の乏しさを読み手に印象づける必要はない。学生諸君が何気なく使う受動態表現の例はいくらでもある。これは能動態の方がいいぞ、と赤鉛筆でよく印をつけたものだ。

森村稔(著) 『自己プレゼンの文章術』
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なるほどこれだったか！

■受け身表現、受け身単語

　「×××をするように言われたので〜」
　「×××の指示を受けまして〜」

受動態文章もそうですが、受け身を表す単語もそうなんですが、全体に「積極性がない」印象を受けます。

　「プロジェクトの方針を決定する際、メンバー全員に意見を聞くようにしたことで、後々メンバー内で揉めることがなくなりました。」
　「○○○という施策を入れることで、□□□の結果になりました」

別に悪いことではないし、とくに否定することはありませんが、「意見を聞く」「〜になる」という単語が受動的な(積極的でない)印象を受けます。ほかにも「〜を受ける」とか「〜を得た」みたいなものもちょっと受動的な印象があります(私だけかも)。

　「聞く」　　　→　「話す」
　「〜になる」　→　「〜にする」
　「〜を得る」　→　「〜をする」
　「受ける」　　→　「出す」「提示する」

のように表現すると積極的な印象が与えられるのではないでしょうか。

もちろん日本語独特の「謙虚さを表す表現」としての言い回しもあるでしょうが、自分をPRするときには、やはり積極的な印象を与えたいものです。

面接などの口頭でリアルタイムにやりとりするものは難しいかもしれませんが、自己申告書などに書く文章では、思いついた単語を書くのではなく、同義語をしらべて、積極的な印象を与える単語に置き換えると、「全体の雰囲気として」積極的な個性が伝わると思いますよ。

■自己プレゼンの文章術

本書を参考図書としてあげましたが、この本は履歴書や自己表現文(自己PR文)の書き方を学生相手に指導した実際を書いた本で、自己PRについて大変勉強になりました。

もし就職面接などで、自己PRをする機会のある人は一度読んでみて損はない本です。
まだ読んだことがなければぜひ一度どうぞ。

■参考図書　『自己プレゼンの文章術』

文章を綴る目的は、人の心をどうつかむかということに尽きる。最も切実に、作文力を要求されるのは就職準備のときだ。その後のキャリアにおいても、そこで培われた作文力は応用できる。企画のプレゼンテーション、学校や職場での小論文テスト。挨拶や自己紹介の場合にも、作文で身につけた構成力と文章力は強い武器になる。著者は広告マンとして、また管理職として、そして大学や企業での講座の形で様々な作文の現場に立ち会ってきた。そこで得た豊富な実例(成功と失敗の体験)をもとに、テーマに応じた作文術のノウハウを解き明かす。

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●本書を引用した記事
　文章のコツ6：同じ言葉を使う
　文章のコツ1：接続詞の使い方で意味が変わる
　自己プレゼンの文章術2
　自己プレゼンの文章術1
　自己PR文で「思う」な
　昇進・昇格申告書：受け身表現を使うな
　自己PRは個性を主張する
　結起承転結
　できる人の要約力
　説得力のある文章を書くための11のコツ
　具体的に妄想すると考えられる

●このテーマの関連図書

メディアの仕組み	伝える力(PHPビジネス新書)	就活生のための作文・プレゼン術(ちくま新書)
若き友人たちへ―筑紫哲也ラスト・メッセージ(集英社新書515B)	マスコミ入社試験問題集2016年08月号[雑誌]:新聞ダイジェスト別冊	“犯罪被害者”が報道を変える

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以前の記事でも業績申告書については

　昇進申告書はアウトラインが重要
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中途採用面接：コミュニケーション力があります

来年度に向けて、いろいろな方との中途採用面接をまたぞろやってます。

ただ、やっぱり中途採用となると、ある程度の実力を要求しますので、なかなかOK＝採用にはならないのが実情。

部門としては一人でも部下が多く欲しいのですが(それだけ職域が広がりますので)、実力のない人に来てもらってもお互いに不幸に成るだけです。

「今の部下と比べれば実力は高いな」と感じても、こちらが期待する実力に達していないと、「ちょっとマネージメントの負荷に耐えられないな…」と感じて不採用にすることも多いです。
※「マネージメントの負荷」というのは、本心をまるく表現した言葉ですな…

私が面接をするときは、ソフトウエア技術者が多いのですが、専門知識はまあそこそこあるものの思考方法に難がある人は、ほぼ確実に落とします。

どうやって思考方法をはかるかというと、
　・ちょっとしたいじわるクイズを出してみる
　・応募者の自慢する能力を具体化させてみる
　・「×××とは」という言葉の定義をさせてみる
　・問題と課題、その対策を聞いてみる
　・課題に対するリスクとリスクの管理方法を聞いてみる
こんなことを質問します。

■私はコミュニケーション能力を身につけました

意外と最近の技術者(応募者)は海外経験もあって、これを自分の強みのひとつとして訴えてくる方が多いです。もちろんウチの会社が、国内よりも海外の社員の方が多いことをしらべて、そこをアピールしようとしているのかもしれませんが、私から見ると、逆効果の人がすくなくない。

こんな面接のやりとりが代表例

　応募者(以下、応)：私は現職で年に数回以上海外での業務経験がありまして、海外スタッフとのコミュニケーションの力がついたと思います。
　私：ほう。例えばどんな？
　応：海外のスタッフと直接話ができるように英語と中国語を学び、直接指示をしたり、課題を吸い上げたりしていました。
　私：どんな課題がありました？
　応：彼らは業務をする上で日本からの指示がぎりぎりになってからしか情報が来ない。来ても日本語のため通訳を介さないと意味がわからないという問題がありました。
　私：それであなたはどうしました？
　応：スタッフには、活動の背景などをしっかり話して、理解してもらえるようにしました。
　私：なるほど。そういうのは大事ですね。その人達は理解してもらえたのでしょうか。
　応：はい。
　私：どう理解してもらえました？
　応：？？？？？
　私：ちょっと質問が抽象的でしたかね？
　　　彼らが「理解できた」ということをどのように判断しましたか？
　応：彼らから「わかった」と言ってもらいました

典型的な書き方をしているので、もう意味はわかったと重いますが、コミュニケーションの意味を完全に取り違えてますよね。これで「コミュニケーション能力がある」といえるあたりがちょっとNGです。

現地スタッフの言語で話ができることがコミュニケーション能力だったら、通訳を介さないといけない人はコミュニケーション能力ゼロです。仕事になりません。

そんなわけないでしょう。

だったら同じ言語を使う日本人同士で、コミュニケーションの問題が起きるわけがないじゃないですか。

■はやりのキーワードは注意して使う

「×××能力を身につけました」というのは別に自己評価なので問題はありませんが、聞く人にとって、それはより高い意味を含んでいるかもしれません。

上記の例で言えば、「コミュニケーション」は「言葉をやりとりすること」程度で定義しているからレベルの低い表現しかでてこない。

もしあなたが「私には×××能力があります」と言う時には、一段高い視点を持っている人が、その「×××能力」というのをどのように定義しているかについて、よくよく考えてから言ったほうがいいです。

あなたよりもはるかに深く考えてますよ。
だからあなたより高い地位や給料をもらっているのです。

まぁ、そうでない人もいるには居ますが…。

面接質問：最近勉強していることは何ですか？

　「仕事に限らず、恒常的に勉強していることはありますか？」
　「最近、学んでいることや勉強になっていることはありますか？」

こんな質問を昇進面接・昇格面接・中途採用面接で聞くことがあります。

以前、中途面接でした時には、こんな答えが返ってきました。

　「中途採用面接に関することです…」

あれれ…。

■学習意欲

ある程度の年齢(35歳以降くらい？)になってからは、自分の経験の量が十分になってくるのですが、それ以前は、基本的には経験不足です。経験の質は個人差が非常に大きなところではあります。

経験不足を補うためには、

　とにかく、たくさんの経験をする

というのが第一です。
しかし、仕事で色々な場面に次々とぶつかるというのは難しいですし、上司としてはあまり艱難辛苦ばかり味あわせたくはありません。

そうすると、少ない経験からどれほど多くの意味を抽出できたのかという質を高めていくことで、多くの経験をした人と並び、凌駕することが必要です。

そのためには、色々な経験した人の意見や所見を聞くことが重要で、そのエッセンスを集めたものが伝記やビジネス書を始めとした書籍です。

つまり、これから伸びていく人というのは多くの場合、

　意図して何かを学んでいる

んですよ。

■漫然と読むのは学んでいるとはいえない

ですので、私は「どんな本に興味がありますか」ではなく「どんな勉強をしていますか？」と聞くようにしてます。

まぐまぐで「ビジネス発想源」というメルマガがあります。
このメルマガで時々、書籍(ノンフィクション本)の紹介があり、「××氏はこんな風にした。あなたの環境の置き換えたらどんなことが必要か」みたいなお題が出ます。

この記事で紹介した仕事能力向上のヒントの元ネタになってくれています。

つまり

　他人の経験
　　→　エッセンスの抽出
　　　→　自分の環境への適用
　　　　→　自分の行動の質の向上
　　　　　→　自分の成長

とつながっていくんですね。

こういうことができる人は、成長が早いんです。

■エッセンスを抽出する＝抽象化

この「ビジネス発想源」のように、そこからエッセンスを抽出して、さらに自分の状況にそれを適用していくというのは、最初のうちは結構難しいです。

例えば、何かのNPOを立ち上げて、それで成果を出したという本を読んで、「オレもNPOを立ち上げてやろう」と思えるような課題認識をしている場合は少ないですし、実際にその本に書いてあるようなNPOを立ち上げるにしても、その環境はまったく違います。
でも、その人(本を書いた人)が、

　何かの失敗を糧にして新しいチャンスをモノにした

ということが書かれていれば、

　自分が最近やった失敗はどんなことがあっただろうか？
　その失敗をうまく利用したり応用したりはできないだろうか？

という自分への質問に置き換えることができるんですね。

この「何かの失敗を〜」が意味抽出です。私がこの記事で度々書いています

　抽象化する

という思考方法ですね。これができる人はすごく強いですよ。
でもこれは、結構難しいですし、そのやり方のテンプレート(作業方法)があるわけではないので、こういう抽象化出来る人にガイドしてもらうのが良いやり方だと思います。

繰り返しやっていると、そのうちに自然にできるようになります。

■勉強する

良くこの記事の中で書きますが、事実に特定の意味はありません。どのような意味付けをするかは、なんとでもなります。

つまり、あなたが自分の課題を抽象化して、ほか人の経験にあてはめてみる(抽象化する)と結構解決済みだったりします。それをもう一度自分の環境に戻してみる(具体化する)と以外と簡単な話だったりするんですよ。

だから、「失敗を次に活かす方法を学びたい」という目的を持って、何かの本を読めばいいわけです。別にノンフィクションに限りません。マンガでも十分ですよ。

当初の質問

　「仕事に限らず、恒常的に勉強していることはありますか？」
　「最近、学んでいることや勉強になっていることはありますか？」

は、結局、あなたがどのような課題を持って、その課題に対する自分なりの答えをどのように求めようとしているのかを問うているわけです。