仕事の基本ルール
2019年07月22日
2018年05月28日
生産性を改善するヒント（「1440分の使い方」より）
生産性を向上させる具体的なテクニックは探し出すとキリがないほどあります。
それらは、そのテクニックを開発した人には効果があるものですが、自分自身に効果があるかどうかはおかれた環境や仕事内容も違うので一概には言えません。
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2016年12月26日
一番簡単にできる成果の増やしかた
年末になると、今年度の業務目標と現時点の実績との差が気になり始めます。
たいていは、まだ未達状態(未完了)のものが多くて、「あと3ヶ月で年度始めに立てた目標が達成できるか？」と心配になるものがあります。
■一番簡単にできる成果を出す方法
一般社員なら、年間の業務目標は4〜10個というところでしょうか。管理職なら、部下の業務目標数だけあるはずなのですが、ある程度集約もされるので、20個くらいというところでしょうか。私は第4クオーターになると、こうした個人的に持っている目標、管理職として持っている目標を大きく4つに振り分けてしまいます。
１．目標に到達済みのもの
２．淡々と勧めていれば目標に達するもの
３．頑張ればなんとかなりそうなもの
４．頑張ってもかなり難しそうなもの(正直に言えば、「もうだめ」っぽいやつ)
一番簡単に成果として報告できるのは、すでに目標に到達しているものですね。あとは寝てればいい。
まあ、これを除外すると、残りは3つ。
私は、このリストのうち、４は早々に諦めます。
業務の時間配分を、
２＞３＞｜断層｜＞４
みたいにしちゃいます。１日の作業で最初に取り組むのは２の業務です。やれることがあればすぐに手を付けます。
２の作業がなくなったら(やるべきことの全てが手待ちになったら)、３に時間を使います。３の作業が全て手待ちにならない限り４には手を付けません。
無理そうなものに必要な時間を有効に使う
のが成果を出すポイントだと考えています。
■パレートの法則
以前ご紹介した、パレートの法則を思い出せば、これは当たり前なんですよ。努力と成果は比例しない。その1
50対95の法則
つまり、そこにかけた時間や労力と成果は比例しません。
効率のいいかけ方をしたものだけで、８割近くの成果を出しているわけです。
上記の４のように、できるかどうかに工数を投下したら、本来できるはずの２や３のものができなくなる危険があるのですよ。成果はある一定水準を超えたものだけがカウントされます。つまり、学校のテストを思い出してもらえればわかるのですが、50 点が合格基準であるときに、どんなに頑張っても 49 点は不合格です。
業務目標も同じで、3月30日時点で××完了が目標なら、4月1日に完了しても目標未達です。
まあ、この差なら頑張ればなんとかなるかもしれませんが、6月にならないと完成しそうもないプロジェクトは頑張っても3月完了にはもうなりません。
残り3ヶ月時点であと半年掛かりそうなプロジェクトを、3ヶ月で完了するためにはものすごく力を入れないとできないんですよ。他のすべてを投げ打つくらいの努力をしないと。
で、それをやったとしてもできる保証はありません。
それどころか、淡々とやっていればできたものもまで道連れにされて、成果は全滅という事になりかねません。
成果がゴールを超えると思われるものに集中しないと、全滅→評価ダウンは避けられません。
■達成できない業務目標は別の言葉に言い換えてごまかす
ただし、過去記事面接の自己評価は最高点をつけるでも書いたように、私は全ての年度末自己評価は満点にして提出します。なぜかについては、上記記事を参照してください。
問題は年度末に行われる期末評価になんと言って最高点をつけるかです。
途中で諦めちゃったプロジェクトなので、年度末駆け込み活動をやってません。
となると、正攻法としては、ひとつはそれまでの頑張りをアピールするとともに、不可避だった顕在化リスクをアピールすることです。
まあ、ざっくり言ってしまうと、「自分はこんなに頑張りましたけど、××のせいでできませんでした」って言うことです。
もうひとつの手は、日本語の読み替えをしてしまうことです。
たとえば、私の仕事のひとつ、システム開発を事例にすれば「年度末までに××システムをリリースする」というものがあったときに、××システムでやりたかった成果に繋がる仕組みは完成していないときでも、ちょっと読み替えると、「目標は達成」といえるようになります。
「××システム」というのは、先日にリリースした「××ツール」のことで、目標確定後、別のシステムが必要だということがわかりましたので、これは来年度プロジェクトとしてます。年初の時点では名称やスコープが決まってませんでしたので、××システムと呼んでましたが、自分の想定は××ツールです。
したがって、この目標は達成したものとみなせます。
っていい切っちゃ言えばいいんです。上司も暗黙の了解だった部分について「自分はそうは思ってなかった」と言うかもしれませんが、「それはお互いの見解の相違でしたね。来年度からはもっとちゃんと確認するようにしましょう」って来年度の話にすり替えちゃえばいいんです。
ただし、これはビクビクしながら言うと逆効果です。
平然と、かつ、堂々と、いかのも当然のことかのように言うことです。
でないと、見透かされますから。
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読書のアウトプットの増やし方
「インプットをしたらアウトプットしないといけない」
過去記事でもこういうことを書いていますし、多くのビジネス書にも書いてあります。おそらく何かに習熟するためには普遍的に必用なことかと思いますが、ビジネス書などに取り上げられているのは、たとえば、「本を読んだら読書感想文を書きなさい」とか「人に教えなさい」とか、結構ハードルが高いことが書かれてます。
私も本を読んだら、殆どの場合は読書記録(感想文ではない!)を書いてますし、本ブログに自分のコメントを付けて公開したりしてます。
ただ、過去にそういうことをやったことがない人には結構難しいかもしれません。自分がそうでしたから。
■読んだボタン
最初からしっかりしたものを作ろうとすると、自分の理想が高くなってしまって、現実の自分の出来なさかげんに嫌になったりします。なので、私は最初のハードルは極力下げるべきだと考えています。
例えば、この記事をいま読んでますよね。
それをどうアウトプットにつなげるのか？
まさかブログ記事程度の要約を書き出したり、自分が感じたことをノートに書き出したりしている人はいないかと。
何かの本を読んだときに、それが新鮮であったら、要約したり書き出したりしないといけないわけではなく、「いいね！」ボタンがあれば、そのボタンを押すだけでもいいんですよ。
本にはボタンがないですけどね。
私はカーリルでその本に「読んだ」記録を必ずつけるようにしています。
その程度のことなら、たぶんそれほど苦労しないでしょう。
■マークする
そういう何かが出来るようになったら、今度は、気に入った箇所にマークを付けてみることがオススメ。これもアウトプットのひとつです。
マーカーで線を引くでもよし、付箋を貼り付けるでもいい。
とにかく、気に入った箇所が見返せるようにしてみることです。
■声に出して読んで見る
マークが出来るようになったら、もう上出来です。新しいステージに進む準備は完成してます。
本を通読した後に、もう一度読んでみましょう。
できたら声に出して。
音読すると人間の記憶に残りやすいです。
見る→音にする→聞く
のサイクルがまわるので、フィードバックされているようなものです。
もう一度、気になった箇所の前後を読み直すだけでも十分に記憶定着の効果はあります。
■書き写す
マークが付けれるようになったら、過去記事ねぎま式読書ノート
で書いたように、気に入った箇所を抜書きしてみれるようになっていると思います。
気に入った箇所全部を抜書きしようとしてもくたびれるだけです。１箇所だけ抜書きしてみるというのをやってみると、案外続きます。まぁ本を読むのが続かなければダメですけどね。
この段階までやると、なんか本を読んでもとを取ったような気がします。
感想は書かなくていいので、気になったを書き写す事に専念しましょう。
ブログみたいなものだと簡単にコピペできちゃいますが、これはやめておきましょう。
一字一句を見るために、書き写すことに意味があります。
きっとこのあたりまでくると、ビジネス書に書いてあるようなことがある程度出来るようになってます。
まぁビジネス書では、自分の感想やその時考えたことなどをアウトプットしないと行けないみたいに書いてありますが、
■アウトプットを増やす
「アウトプット」などという大仰で抽象的な言葉で言うから、身構えちゃいます。読んだという記録をつけるだけでも十分にアウトプットです。
アウトプットを構えて制限をつけるよりも、もっと小さなことをやってアウトプット自体を増やしていけると、インプットの効果が出ます。アウトプットの品質にこだわらず、簡単な作業で瞬時にやれることをやると結果として膨大なアウトプットにつながっていきます。
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