根回しの順番

会議で自分の提案が拒否されたことはありますか？

私はよくあります(未だに)。
だから、偉そうに言える立場ではないのですが、過去に結構チャレンジャブルな提案をして受け入れてもらったことも少なからずあります。その時の進め方を分析してみると、一定のパターンがありました。

ポイントだと思っているのは

　★うまく根回しをしたこと
　★それをすることで相手の利益に訴えられたこと
　★理解しやすい説明ができたこと

です。


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会議のテーマ

「会議が多すぎて仕事が進まない」

古今東西、サラリーマンの悩みのひとつなのかもしれません。

今日は効率的に会議に出るためのヒント。


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A4で議論する

以前、社内で職位はそれほど高くないけど、先輩ですごく影響力のある人がいました。
その人が納得すると、いつのまにやら賛同者が増えていて、活動がドンドン推進されていくのです。

不思議に思って、その方に「仕事の進め方のコツ」というのを聞いてみました。

■「ふつうのコトしかしてないよ」

なかなか教えてもらえずに、返ってきた言葉がこれです。

今なら、『「普通」ってなに？』とちゃんと「その人が普通とおもっていることと、実際に多くの人がしていることの違い」に突っ込めたと思うのですが、何しろ若かったもので(言い訳)、「教えてくれたっていいじゃん…」とちょっとヒガみましたね〜。

で、ある時気がついたです。

その人、話をするときに、いつも手前にA4の白紙をおいてあるんですね。
で、そこになんだかわからない線や四角を書きながら、あるいは言った言葉をそのまま書きながら話をしている。

会議などではほとんどの場合、その人がホワイトボードの前にたってる。

　「なるほど」

と思いましたね。
その人にとっては、なにか話すことはすべてプレゼンテーション】なんですね。

で、それが普通だと。

■A4の紙束をくすねてくる

コピー機のところ(プリンタの所でもいいですが)に行くと、そこにA4で500枚のコピー用紙がおいてありますよね。
それを一束くすねてきます。

で、その封を開いて、適当な箱にいれて机の脇においておきます。

これで準備は完成です。

■とにかく書く

誰かと話をする時、何かふと考えが浮かんだ時、その紙を1枚取り出して、そこに適当に書きなぐりましょう。

ただし、文章を書こうと思わないこと、文字を書くのはある程度仕方ないですが、とにかく絵にすることを目標に頑張ってみてください。
最初は結構苦痛ですが、慣れてくると書くのが本当に早くなります。

別に、日展に出すわけではないので、綺麗に書く必要はありません。

　　丸と四角、あと出来れば三角と星印、それから線、矢印

これだけがかければ、世界は表現出来ます(って言い過ぎか？)。

ペンは3色か4色のボールペンがあれば充分。
なければ単色のボールペンでも全く支障はありません。

とにかく

　話したことを図解する

ことを必ず目標にしてください。
もちろん、話すことも重要ですが、話しながら絵にしていくわけです。

■論理思考ができるようになる

これをやるようになって、簡単にできるようになったのが、先日の記事で書いた結起承転結。

絵を書こうとすると、「どこに何を書いて…」というのが漠然と頭に浮かばないと、あとで書くエリアが足らなくなったりします。
パソコンで書くと、ドンドン拡張ができるので着にしませんが、もともと物理的な制約がある紙の上では、そうは行きません。

で、どうなるかというと、話の全体像を前もって考えるようになるんですね。

それから話し始めるので、話に一貫性があったり、わかりやすい説明になるわけです。
さらに、聞き手も、聴覚情報と視覚情報の両方から話が入ってくるので、ドンドン進んでいってしまう音声とは違い、時々(話が)どこのあたりにいるかを振り返りながら聞けるんです。
そうすると、理解もしやすいというわけ。

これが、話の下手な人、交渉の下手な人は「ちょっと今言ったこと絵にしてみて」といわれてもできないです。不思議なことにこれは自分の知っている範囲では共通した特徴。
ようは、全体像を自分でも理解できていないので、一部だけを一生懸命喋ったりしてますが、結局何が言いたいのかわからない。

いろんな部分が集まって全体が出来上がっているはずなのに、その全体の構造が説明できないんですね。

冒頭の先輩は、話しながら絵を描くことで

　　●相手の理解を助けている
　　●自分の思考を整理する訓練をしている

を同時にやっていたんですね。

役員になられた今でも、手元の紙は必需品だそうです。
机が広くなったので、ボールペンとA4紙ではなく、マジックとA3紙だそうですが。

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